¿Qué documentación se exige a una empresa para justificar las dietas ante la Seguridad Social y la AEAT?

PLANTEAMIENTO

RESPUESTA

Teniendo en cuenta la pregunta planteada y para intentar aportarle un respuesta, es preciso indicar que, de manera general, están exceptuadas de gravamen las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería como asignaciones para gastos de locomoción (del empleado que se desplace fuera del centro de trabajo para realizar su trabajo en un lugar distinto en transporte público y/o si el desplazamiento es en vehículo privado con una exención de la cantidad resultante de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido), así como las asignaciones para gastos de manutención y estancia con o sin pernocta.

Así, según la normativa laboral, estos gastos no cotizan si cumplen los siguientes requisitos: si hay un desplazamiento del empleado fuera de su centro habitual de trabajo, si se produce fuera del municipio del centro habitual de trabajo y del de su residencia y/o si el importe está exento de tributar en renta.

Por su parte, según la normativa fiscal, las dietas están exentas si la empresa puede acreditar la realidad del desplazamiento a un municipio distinto y el desplazamiento no exceda de 9 meses, debiendo ser el exceso de los topes indicados tributados en renta y cotizas en seguridad social, en base a la referencia que a continuación se le aporta:

Teniendo en cuenta esta regla, la empresa es quien controla los gastos de locomoción, manutención y estancia, por lo que es quien asume también la obligación de justificar los mismos, siendo el trabajador el que asume el deber de cumplimentar su declaración aportando los certificados expedidos por la empresa. De no resultar suficientes para la Administración para discernir sobre la sujeción o no de asignaciones y dietas, deberá dirigirse al empleador para que aporte la prueba, siendo este su deber según el artículo 17 de la LIRPF. Es decir, la carga de la prueba compete a la empresa, que es quién asume la responsabilidad de lo que ha comunicado en sus declaraciones. Por tanto, si una empresa paga dietas, debe justificar que se ha producido el desplazamiento, debiendo acreditar el día, el lugar y el motivo del mismo, pudiendo llevar un control de esto a través de la elaboración de un parte a cumplimentar por parte del personal en el que se defina día del mes, lugar de desplazamiento, motivo del mismo y que, a su vez, se aporte justificación por parte del trabajador que acredite esta situación mediante factura o documento equivalente.