1310 - Obligaciones fiscales que asume una comunidad de propietarios en el momento de contratar a un empleado propio

Cuando la comunidad de propietarios opte por la contratación de un empleado propio, que trabaje por cuenta ajena, será necesario que cumpla con las siguientes obligaciones básicas, según ya apuntamos antes:

• El alta censal.
• La práctica de la correspondiente retención o ingreso a cuenta del IRPF del trabajador.

El alta censal

En primer lugar, la comunidad de propietarios tendrá que presentar la declaración de alta como retenedora en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores, a través del modelo 036. Se trata de una obligación formal que parte de lo previsto en el artículo 29 y la disposición adicional quinta de la LGT, y que se encuentra desarrollada en los artículos 9 y siguientes del RGAT. 

No en vano, las comunidades de propietarios son obligados tributarios de conformidad con lo previsto en el artículo 35 de la LGT, y deberán cumplir las obligaciones formales que a estos les impone el artículo 29.2 de la LGT. Dicho precepto recoge, en particular, las siguientes obligaciones en sus letras a) y b):

«a) La obligación de presentar declaraciones censales por las personas o entidades que desarrollen o vayan a desarrollar en territorio español actividades u operaciones empresariales y profesionales o satisfagan rendimientos sujetos a retención.

b) La obligación de solicitar y utilizar el número de identificación fiscal en sus relaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria».

Cuando la comunidad de propietarios satisfaga rendimientos a empleados propios, estará obligada a practicar retención o ingreso a cuenta del IRPF del trabajador, en los términos que luego veremos, y por ese motivo, antes de nada, tendrá que presentar la declaración de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. Así se desprende de los apartados 1 y 2 de la disposición adicional quinta de la LGT, a cuyo tenor:

«1. Las personas o entidades que desarrollen o vayan a desarrollar en territorio español actividades empresariales o profesionales o satisfagan rendimientos sujetos a retención deberán comunicar a la Administración tributaria a través de las correspondientes declaraciones censales su alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, las modificaciones que se produzcan en su situación tributaria y la baja en dicho censo. El Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores formará parte del Censo de Obligados Tributarios. En este último figurarán la totalidad de personas físicas o jurídicas y entidades a que se refiere el artículo 35 de la Ley General Tributaria, identificadas a efectos fiscales en España.

Las declaraciones censales servirán, asimismo, para comunicar el inicio de las actividades económicas que desarrollen, las modificaciones que les afecten y el cese en las mismas. A efectos de lo dispuesto en este artículo, tendrán la consideración de empresarios o profesionales quienes tuvieran tal condición de acuerdo con las disposiciones propias del Impuesto sobre el Valor Añadido, incluso cuando desarrollen su actividad fuera del territorio de aplicación de este impuesto.

2. Reglamentariamente se regulará el contenido, la forma y los plazos para la presentación de estas declaraciones censales».

En el mismo sentido se pronuncia el artículo 3.2.b) del RGAT, cuando señala que el Censo de empresarios, profesionales y retenedores estará formado por las personas o entidades que, entre otras actividades u operaciones, desarrollen o vayan a desarrollar en territorio español el «abono de rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta». Y también el artículo 9.1 del RGAT, que completa lo anterior especificando que quienes hayan de formar parte de dicho censo deberán presentar una declaración de alta en él.

La declaración de alta censal habrá de presentarse con anterioridad al nacimiento de la obligación de retener o ingresar a cuenta sobre las rentas que se satisfagan al trabajador y, en término generales, según el artículo 9.4 del RGAT, contendrá la siguiente información:

• El nombre y apellidos o razón social del declarante.
• El número de identificación fiscal, sirviendo la propia declaración de alta para su solicitud, para lo cual la comunidad de propietarios deberá aportar la documentación que se establezca reglamentariamente y completar el resto de la información que se relaciona en este apartado.
• El domicilio fiscal, y el domicilio social, cuando sea distinto de aquel.
• La relación de establecimientos y locales en los que vaya a desarrollar actividades económicas, con identificación de la comunidad autónoma, provincia, municipio, y dirección completa de cada uno de ellos.
• La clasificación de las actividades económicas que vaya a desarrollar según la codificación de actividades establecida a efectos del IAE.
• El ámbito territorial en el que vaya a desarrollar sus actividades económicas, distinguiendo si se trata de ámbito nacional, de la Unión Europea o internacional. A estos efectos, el contribuyente que vaya a operar en la Unión Europea solicitará su alta en el Registro de operadores intracomunitarios en los términos que se definan reglamentariamente.
• La condición de persona o entidad residente o no residente. En este último caso, se especificará si cuenta o no con establecimientos permanentes, identificándose todos ellos, con independencia de que estos deban darse de alta individualmente. Si se trata de un establecimiento permanente, en la declaración de alta se identificará la persona o entidad no residente de la que dependa, así como el resto de los establecimientos permanentes de dicha persona o entidad que se hayan dado de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores.
• El régimen de tributación en el IS, en el IRPF o en el IRNR, según corresponda, con mención expresa de los regímenes y modalidades de tributación que le resulten de aplicación y los pagos a cuenta que le incumban.
• El régimen de tributación en el IVA, con referencia a las obligaciones periódicas derivadas de dicho impuesto que le correspondan y el plazo previsto para el inicio de la actividad, distinguiendo el previsto para el inicio de las adquisiciones e importaciones de bienes y servicios del previsto para las entregas de bienes y prestaciones de servicios que constituyen el objeto de su actividad, en el caso de que uno y otro sean diferentes.
• El régimen de tributación en los impuestos que se determinen reglamentariamente.
• En el caso en que se trate de entidades en constitución, la declaración de alta contendrá, al menos, los datos identificativos y domicilio completo de las personas o entidades que promuevan su constitución.

Además, una vez que la comunidad de propietarios haya presentado el alta censal, también deberá comunicar a la AEAT a través de la oportuna declaración la alteración de cualquiera de los datos recogidos en la declaración de alta o cualquier modificación posterior, así como la baja en el censo cuando deje de satisfacer rendimientos sujetos a retención o ingreso a cuenta. De no hacerlo y continuar de alta en dicho censo, la comunidad tendría que presentar periódicamente las declaraciones o autoliquidaciones y podría ser requerida para su cumplimiento.

Con carácter general, la declaración de modificación tendrá que presentarse en el plazo de un mes desde que se produzcan los hechos que determinan su presentación, si no se establece otro plazo según lo previsto en el artículo 10.4 del RGAT. Por su parte, el plazo para presentar la baja en el censo también será de un mes desde que se cumpla la circunstancia que la determina, aunque sin perjuicio de que la comunidad afectada deba presentar las declaraciones y cumplir las obligaciones tributarias que le incumban, y sin que a tales efectos deba darse de alta en el censo.

Todas estas declaraciones, tanto de alta censal como de modificación y de baja, se realizarán a través del modelo 036 (declaración censal normal), aprobado por el Ministerio de Economía y Hacienda por medio de la Orden EHA/1274/2007, de 26 de abril.

RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA

Consulta vinculante de la Dirección General de Tributos (V2056-18), de 11 de julio de 2018

Asunto: presentación de declaración censal de alta y de baja por una comunidad de propietarios que puntualmente recibe facturas de profesionales con retención del IRPF.

«(...) la comunidad de propietarios consultante que según manifiesta no tiene de forma fija ningún profesional contratado que le realice facturas con retención del IRPF y que esporádicamente recibe facturas por operaciones sometidas a retención deberá presentar el modelo 036 para su inclusión en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores cuando abone rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta y presentarlo de nuevo para su baja en el Censo cuando deje de satisfacer rendimientos sujetos a retención y así comunicar a la Administración tributaria tal circunstancia a efectos de su baja en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores puesto que de continuar de alta en el Censo tendría que presentar periódicamente declaraciones o autoliquidaciones y ser requerido para su cumplimiento».

La obligación de practicar retenciones e ingresos a cuenta del IRPF

Las rentas que perciba el trabajador por cuenta ajena contratado por la comunidad de propietarios tendrán para la calificación de rendimientos del trabajo a efectos del IRPF, de conformidad con lo previsto en el artículo 17.1 de la LIRPF.

Por su parte, el artículo 99.2 de la LIRPF y los artículos 75.1.a) y 76.1.a) del RIRPF determinan que ciertas personas o entidades, entre las que se encuentran las comunidades de propietarios, están obligadas, con carácter general, a practicar retenciones e ingresos a cuenta del IRPF cuando satisfagan o abonen determinados tipos de rentas, como serían dichos rendimientos del trabajo que percibe su empleado.

Así las cosas, la comunidad de propietarios tendrá que aplicar sobre las retribuciones que pague al trabajador el tipo de retención que proceda de conformidad con las reglas del artículo 101.1 de la LIRPF y de los artículos 80 y siguientes del RIRPF.

A la base para el cálculo de la retención a que se refiere el artículo 83 del RIRPF se le aplicarán los tipos que se indican en la escala recogida en el artículo 101.1 de la LIRPF:

La cuantía resultante se minorará en la cantidad derivada de aplicar al importe del mínimo personal y familiar para calcular el tipo de retención a que se refiere el artículo 84 del RIRPF, la escala prevista en la tabla anterior, sin que pueda resultar negativa.

El tipo de retención será el resultante de multiplicar por 100 el coeficiente obtenido de dividir la cuota de retención por la cuantía total de las retribuciones a que se refiere el artículo 83.2 del RIRPF y se expresará con dos decimales. Si la diferencia entre la base para calcular el tipo de retención y el mínimo personal y familiar fuese cero o negativa, el tipo de retención será cero. 

A TENER EN CUENTA. El tipo de retención resultante no podrá ser inferior al 2 % cuando se trate de contratos o relaciones de duración inferior al año o deriven de una relación laboral especial de las personas artistas que desarrollan su actividad en las artes escénicas, audiovisuales y musicales, así como de las personas que realizan actividades técnicas o auxiliares necesarias para el desarrollo de dicha actividad, ni inferior al 15 % cuando los rendimientos del trabajo se deriven de otras relaciones laborales especiales de carácter dependiente (artículo 86.2 del RIRPF, tras la modificación efectuada por el Real Decreto 31/2023, de 24 de enero, con efectos desde el 26 de enero de 2023). Los citados porcentajes serán el 0,8 % y el 6 %, respectivamente, cuando se trate de rendimientos del trabajo obtenidos en Ceuta y Melilla que se beneficien de la deducción prevista en el artículo 68.4 de la LIRPF. Sin embargo, no serán de aplicación los tipos mínimos del 6 y 15 % de retención anteriores a los rendimientos obtenidos por los penados en las instituciones penitenciarias ni a los rendimientos derivados de relaciones laborales de carácter especial que afecten a personas con discapacidad.

Ahora bien, con carácter general, no se practicará retención sobre los rendimientos del trabajo cuando su cuantía no supere el importe anual establecido en la tabla recogida en el artículo 81.1 del RIRPF, en función del número de hijos y otros descendientes y de la situación del contribuyente:

Por otro lado, cuando el contribuyente obtenga una cuantía total de retribución no superior a 35.200 euros anuales, la cuota de retención tendrá como límite máximo el resultado de aplicar el porcentaje del 43 % a la diferencia positiva entre el importe de la cuantía total de retribución y el que corresponda, según su situación, de los mínimos excluidos de retención conforme al artículo 81 del RIRPF (art. 85.3 del RIRPF).

A TENER EN CUENTA. La tabla del artículo 81.1 del RIRPF antes reproducida es la actualizada a la reforma realizada por el Real Decreto 142/2024, de 6 de febrero, con efectos desde el 8/2/2024.

En relación con esta cuestión, resulta interesante señalar que la página web de la AEAT tiene disponible una completa herramienta online que permite el cálculo de retenciones, simplemente rellenado los datos necesarios a tal fin, que la calculadora estructura en cuatro apartados (datos personales, ascendientes y descendientes, datos económicos, así como datos de regularización). Finalmente, una vez cubiertos los datos, la herramienta facilita el tipo de retención que se debería de estar aplicando al trabajador para cumplir con Hacienda y qué importe supone sobre su salario bruto. 

Finalmente, resaltaremos las obligaciones que surgen para la comunidad de propietarios como entidad obligada a retener y a ingresar a cuenta, recogidas en el artículo 108 del RIRPF; aunque no sin antes señalar que la obligación de retener nacerá en el momento en que se satisfagan o abonen las rentas correspondientes (artículo 78.1 del RIRPF). Las obligaciones a las que nos referimos son, básicamente, las siguientes:

a) Presentar, en los primeros veinte días naturales de los meses de abril, julio, octubre y enero, declaración de las cantidades retenidas y de los ingresos a cuenta correspondientes al trimestre natural inmediato anterior, así como ingresar su importe en el Tesoro Público (modelo 111). Se presentará declaración negativa cuando, a pesar de haberse satisfecho rentas sometidas a retención o ingreso a cuenta, no hubiera procedido, por razón de su cuantía, la práctica de retención o ingreso a cuenta alguno; pero no en caso de que no se hubieran satisfecho, en el período de declaración, rentas sometidas a retención e ingreso a cuenta. Esta declaración e ingreso se realizará en los veinte primeros días naturales de cada mes en relación con las cantidades retenidas e ingresos a cuenta correspondientes al mes inmediato anterior, cuando se trate de retenedores u obligados en los que concurran las circunstancias del artículo 71.3 números 1.º y 2.º del RIVA.

b) Presentar, dentro de los primeros veinte días naturales del mes de enero, una declaración anual de las retenciones e ingresos a cuenta efectuados (modelo 190). En el caso de que esta declaración se presente en soporte directamente legible por ordenador o haya sido generado mediante la utilización, exclusivamente, de los correspondientes módulos de impresión desarrollados, a estos efectos, por la Administración tributaria, el plazo de presentación será el comprendido entre el 1 de enero y el 31 de enero del año siguiente al del que corresponde dicha declaración. La declaración habrá de reunir los datos y requisitos especificados en el artículo 108.2 del RIRPF.

c) Expedir en favor del contribuyente una certificación acreditativa de la retención practicada o de los ingresos a cuenta efectuados, así como de los restantes datos referentes al contribuyente que hayan sido incluidos en el correspondiente resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF. Esta certificación deberá ponerse a disposición del contribuyente antes de la apertura del plazo de declaración del IRPF.

d) Comunicar a los contribuyentes la retención o ingreso a cuenta practicado en el momento que satisfagan las rentas, indicando el porcentaje aplicado.