260 - Contenido de las actas y los libros de actas de una comunidad de propietarios según la Ley de propiedad horizontal

Contenido del acta

Las reuniones de la junta de propietarios deben hacerse constar por escrito, por medio de un acta que, conforme establece el art. 19 de la LPH, deberá contener como mínimo:

• La fecha y el lugar de celebración de la reunión.
• El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.
• Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.
• Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
• El orden del día de la reunión.
• Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.

El acta deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, es decir, se podrán poner en práctica, salvo que la ley prevenga lo contrario. Y deberá remitirse a los propietarios de acuerdo con el procedimiento establecido en el artículo 9 de la LPH.

Custodia del libro de actas

El encargado de custodiar los libros de actas será el secretario o, en su caso, el administrador, que deberá conservar durante el plazo de cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones (artículo 19.4 de la LPH).

Los libros de actas serán diligenciados por el registrador de la propiedad, con arreglo a las reglas contenidas en el artículo 415 del Reglamento Hipotecario. Las principales reglas al respecto son las siguientes:

• El libro de actas debe diligenciarse antes de utilizarlo.
• Dicha diligencia le corresponde al registrador de la propiedad donde radique el inmueble.
• La solicitud de diligencia se efectuará mediante instancia, en la que deben constar:
  • La identidad del solicitante y la afirmación de que actúa por encargo del presidente de la comunidad.
  • La identificación de la comunidad y, en su caso, de los datos de su identificación registral.
  • Las fechas de la apertura y cierre del último libro de actas, salvo que el solicitante afirme, bajo su responsabilidad, que no ha sido diligenciado con anterioridad ningún otro libro.
• Presentada la instancia y el libro se practicará el correspondiente asiento. Debe constar la fecha, el solicitante y la comunidad de propietarios.
• La diligencia será realizada por el registrador que la practicará dentro de los cinco días siguientes a la solicitud realizada en debida forma, o de los quince días si existiere justa causa.
• Contra la denegación cabe recurso directo, durante quince días hábiles, ante la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública.
• Una vez que se ha practicado la diligencia, se pondrá una nota marginal en el folio abierto en el Libro de inscripciones al edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal con el número de orden del libro diligenciado, las hojas de que se compone y, si fuese el caso, que se expidió por sustitución de uno anterior desaparecido. 

CUESTIONES

1. ¿Qué ocurre cuando se pierde el libro de actas?

El art. 415 del Reglamento Hipotecario, con relación a los libros de actas y a la exigencia de que los mismos se encuentren diligenciados, recoge que «No podrá diligenciarse un nuevo libro mientras no se acredite la íntegra utilización del anterior. En caso de pérdida o extravío del libro anterior, podrá diligenciarse un nuevo libro siempre que el Presidente o el Secretario de la comunidad afirme, bajo su responsabilidad, en acta notarial o ante el Registrador, que ha sido comunicada la desaparición o destrucción a los dueños que integran la comunidad o que ha sido denunciada la substracción».

2. ¿Cuáles son los requisitos que recoge el Reglamento Hipotecario sobre la diligencia del libro de actas?

El Reglamento Hipotecario establece que la diligencia, que deberá ir firmada por el registrador, será extendida en la primera hoja, y deberá recoger:

- La fecha.

- Los datos de identificación de la comunidad.

- El número que cronológicamente corresponda al libro dentro de los diligenciados por el registrador en favor de la comunidad.

- El número de hojas de que se componga, y que todas ellas tienen el sello del registrador, indicándose el sistema de sellado.

- Si se realiza en un libro nuevo por haberse perdido el anterior, deberá hacerse constar esta circunstancia, indicando que, en el anterior, aunque aparezca, no podrían extenderse nuevas actas.

3. Si no se retira el libro de actas que se presentó para diligenciar, ¿qué debe de hacer el registrador?

El Reglamento Hipotecario establece que transcurridos 6 meses desde la presentación del libro sin que fuera retirado, el registrador procederá a su destrucción, y lo hará constar en el folio del edificio o conjunto o, en su defecto, en el libro-fichero y, además, al pie de la instancia y del asiento de presentación.

Incidencia de la protección de datos en las actas de las comunidades de propietarios

Las comunidades de propietarios se sirven de numerosos datos personales, principalmente de las personas integrantes de la propia comunidad, que necesariamente implican un tratamiento que debe ajustarse a lo dispuesto en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). 

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado una «guía de administradores de fincas» que da respuesta a dos cuestiones relevantes con relación a los datos personales que manejan las comunidades de propietarios, particularmente en las convocatorias y en las actas de las juntas.

En primer lugar, se plantea la duda sobre si se pueden publicar en el tablón de anuncios las convocatorias de las juntas de propietarios, o las actas de las mismas, que contengan la identidad de los propietarios deudores.

La Guía de la AEPD para administradores de fincas analiza este punto partiendo del hecho de que con carácter general dicha publicación no estaría amparada por la normativa de protección de datos. Sin embargo, la LPH da la posibilidad de dar publicidad a través de la convocatoria de la junta de la identidad de las personas que no se encuentran al corriente de pago de sus obligaciones con la comunidad. Esto conlleva que todos los propietarios puedan conocer la identidad de los deudores, así como el importe de la deuda sin necesidad del consentimiento de estos. Excepcionalmente, cuando no exista constancia del domicilio de algún propietario, al no haber facilitado este dato a la comunidad, se podrá publicar en el tablón de anuncios de la comunidad —o en otro lugar visible de uso general habilitado al efecto— la convocatoria de la junta de propietarios. Aclara la mentada guía que «El tablón de avisos no deberá colocarse en un lugar de tránsito fácilmente accesible por cualquier persona».

Es decir, cabría la publicación de las convocatorias en el tablón de anuncios con los datos de los propietarios morosos, siempre y cuando se haya seguido el procedimiento de notificación recogido en el art. 9.1. h), e intentado en primer lugar la notificación en el domicilio facilitado para notificaciones y, en su defecto, en el piso o local perteneciente a la comunidad.

JURISPRUDENCIA

Sentencia del Tribunal Supremo n.º 135/2014, de 21 de marzo, ECLI:ES:TS:2014:2394

El TS analiza un supuesto en el que un vecino demanda a la comunidad de propietarios por entender que se vulnera su derecho al honor, a la intimidad y a la propia imagen, por la publicación de la convocatoria de la junta de propietarios, en la que se incluía un listado de morosos, en la puerta de acceso al residencial, así como en la puerta de la piscina. Entendía el actor que dichos carteles no se encontraban situados en un tablón de anuncios u otro lugar acondicionado para ello, y que tal y como se habían colocados los carteles eran visibles tanto para los propietarios de la comunidad como para personas ajenas a ella. Concluye nuestro Alto Tribunal que debe prevalecer el derecho a la libertad de información y comunicación que asiste a la comunidad por los siguientes motivos:

«En efecto, en primer término, porque la información difundida no solo es de interés para la comunidad de propietarios, sino que viene amparada por la legislación específica en materia de propiedad horizontal. En segundo término, porque dicha información cumple el presupuesto de veracidad, sin que el alegado acuerdo transaccional al respecto, que no fue aportado a los autos, desvirtúe el contenido de la información, esto es, la situación de morosidad de la parte actora. En tercer término, porque del comunicado en cuestión, conforme con los requisitos de la LPH, no se constata intencionalidad alguna de menoscabar el honor del recurrente, sin contener juicios valorativos, ni expresiones injuriosas o insultantes que pudieran ser atentatorias contra su honor, resultando adecuada su difusión en el marco de los interesados. Por último, debe señalarse que se intentó, previamente, la notificación personal de la convocatoria en la vivienda de la parte actora, sin que se haya designado, específicamente, otro domicilio a tales efectos».

RESOLUCIÓN RELEVANTE

Sentencia de la Audiencia Nacional,  rec. 652/2018, de 27 de septiembre de 2019, ECLI:ES:AN:2019:3471

En un supuesto en el que se recurre una sanción impuesta por la AEPD por exponer la publicación de la convocatoria de una junta, con el listado de deudores, en el tablón de anuncios de la comunidad, siendo visible no solo a los propietarios sino también a terceros que pudiesen transitar por dicha zona, concluye la audiencia que constando facilitado un domicilio a efectos de comunicaciones, no se ha probado que se intentara la notificación en el mismo, y por tanto procede confirmar la sanción.

«Por tanto, hay que entender que no se ha cumplido la obligación contenida en la letra h) del art. 9 de la Ley de Propiedad Horizontal por la Comunidad recurrente. Por otro lado, como se deriva del acta notarial de 7 de febrero de 2017, que se acompañó con la denuncia, y las fotos que contiene la misma, el tablón de anuncios de la Comunidad de Propietarios, donde se expuso la convocatoria de la junta, se podía ver no solo por los inquilinos del edificio, de los que muchos no son propietarios, sino también por terceras personas ajena a la Comunidad que visitasen el edificio.

Por tanto, la infracción por la que ha sido sancionada la parte demandante es conforme a derecho, por lo que procede desestimar el presente recurso contencioso-administrativo».

En segundo lugar, también se analiza el acceso y la obtención de copias de la documentación de la comunidad por parte de los propietarios de las viviendas. Resulta especialmente relevante en el caso de las actas, que contienen datos personales de los propietarios. La AEPD, en su «guía de administradores de fincas», recuerda que el art. 19 de la LPH regula la remisión de las actas a los propietarios, si bien recalca que deben tenerse en consideración los principios del RGPD, en especial el relativo a la minimización de datos. Se recoge en la guía de la AEPD que «(...) la comunicación de datos deberá limitarse a aquellos que —en cada caso— resulten "adecuados, pertinentes y limitados" para el cumplimiento de la finalidad que legitima el acceso a los mismos, que en estos supuestos viene referido al buen gobierno de la comunidad y a su control».

Sobre el art. 20.e) de la LPH, que recoge entre las funciones del administrador el custodiar, a disposición de los titulares, la documentación de la comunidad (entre la que se incluyen las actas), recuerda que debe ser interpretado conforme a la normativa de protección de datos, lo que conlleva que no se permita un acceso generalizado a toda la documentación de los archivos de la comunidad que pueda contener datos personales, si no que únicamente se podrá acceder a aquellos datos que sean estrictamente pertinentes, adecuados y limitados en relación con los fines para los que son tratados. Es decir, «fuera de los supuestos en los que expresamente la LPH obliga a la comunicación a otros propietarios de determinados datos personales, deberá examinarse en cada caso si el acceso a los documentos cumple el principio de proporcionalidad resultando idóneo, necesario y equilibrado para obtener la finalidad perseguida, según señala el Tribunal Constitucional. En otro caso, no procederá el acceso directo al documento» («guía de administradores de fincas»).

En este sentido, podemos citar la sentencia de la Audiencia Provincial de Bizkaia n.º 151/2019, de 3 de julio, ECLI:ES:APBI:2019:2255, que citando a distintas audiencias, dispone que:

«En este sentido se pronuncian las ya mencionadas Sentencias de las AAPP de Palma de Mallorca, Sec. 3ª, de 21/2/14 y de Valencia, Sec. 8ª, de 8/4/09 en la que se cita a la SAP de Madrid de 16/12/05 que dispone lo siguiente: el derecho a la información no puede entenderse como la facultad de todo propietario a obtener cuanta documentación quiera y le venga en gana o con fines inespecíficos, sino como el derecho a examinarla en el lugar donde está a su disposición, o eventualmente obtener copia, en función de circunstancias que así lo aconsejen por la complejidad o interés específico del asunto, dado que ha de compatibilizarse el derecho a la información con el deber de los órganos de la Comunidad de proteger el interés general, evitando conductas con fines obstruccionistas (STS 28 de febrero de 2005, ya citada) o de control o fiscalización general, más propio de una auditoria que de una petición de información para la intervención en la Junta en los términos legalmente exigidos (SAP de Santa Cruz de Tenerife de 13 de Mayo de 2.000). Así, el derecho de información del que es tributario el actor ha de ponderarse con el de la comunidad a no ver dificultado su funcionamiento y se justifica en la medida que resulta imprescindible para el primero a los efectos de ilustrarse sobre los asuntos sometidos a su consideración en la junta a la que ha sido convocado pues solo entonces podrá votar sobre aquéllos con pleno conocimiento de causa (STS de 28 de febrero de 2.005)».