¿Qué obligaciones contables y registrales tienen los autónomos?

El artículo 25.1 del Código de Comercio señala que:

«Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario».

Los libros, entre otros requisitos, deberán llevarse con claridad, exactitud, por orden de fechas, sin raspaduras ni tachaduras, reflejando las anotaciones en euros, etc.

Dentro de las obligaciones relativas a la llevanza de libros se deben distinguir entre aquellos autónomos considerados como empresarios de aquellos considerados profesionales por el Real Decreto Legislativo 1175/1990, de 28 de septiembre, por el que se aprueban las tarifas y la instrucción del Impuesto sobre Actividades Económicas (tarifas del IAE). Además, en función de la modalidad del método de estimación directa, normal o simplificada, se determinan también diferentes obligaciones.

Así, en relación con el IRPF, los libros registros que debe llevar el autónomo dependen de la actividad que realice y del régimen que utilice para determinar el rendimiento. Por lo que respecta a los contribuyentes que desarrollan actividades empresariales, la ley distingue entre:

• Empresarios que desarrollen actividades mercantiles en estimación directa normal.
• Empresarios que desarrollen actividades de carácter no mercantil en estimación directa.
• Empresarios que desarrollen actividad mercantil en estimación directa simplificada.
• Profesionales en estimación directa, en cualquiera de sus modalidades.
• Empresarios y profesionales en estimación objetiva.

Empresarios que desarrollen actividades mercantiles en estimación directa normal

Para los autónomos comprendidos dentro de este apartado será obligatoria la llevanza de la contabilidad conforme al Plan General Contable y normativa de desarrollo.

Empresarios que desarrollen actividades de carácter no mercantil en estimación directa 

En estos casos, las obligaciones registrales de los autónomos serán la llevanza de los siguientes libros registros:

• Libro registro de ventas e ingresos.
• Libro registro de compras y gastos.
• Libro registro de bienes de inversión.

Empresarios que desarrollen actividad mercantil en estimación directa simplificada

En estos casos, las obligaciones registrales de los autónomos serán la llevanza de los siguientes libros registros:

• Libro registro de ventas e ingresos.
• Libro registro de compras y gastos.
• Libro registro de bienes de inversión.

Quienes fuesen titulares de varios establecimientos sitos en el ámbito de aplicación del impuesto, podrán llevar, en cada uno de ellos, los libros registros mencionados, en los que han de anotar por separado las operaciones efectuadas desde dichos establecimientos, siempre que los asientos resúmenes de estos se trasladen a los correspondientes libros registros generales que han de llevarse en el domicilio fiscal.

Profesionales en estimación directa, en cualquiera de sus modalidades

Los contribuyentes que ejerzan actividades profesionales cuyo rendimiento sea determinado en método de estimación directa, en cualquiera de sus modalidades, estarán obligados a llevar los siguientes libros registros:

• Libro registro de ingresos.
• Libro registro de gastos.
• Libro registro de bienes de inversión.
• Libro registro de provisiones de fondos y suplidos, en los cuales se anotarán con la debida separación:
• El número de la anotación.
• La naturaleza del movimiento: provisión de fondos o suplido.
• Las fechas en que las provisiones o suplidos se hubieran producido o pagado.
• El importe de los mismos.
• El nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del pagador de la provisión o perceptor del suplido.
• El número de la factura en el que se refleje la operación. De no existir obligación de emitir factura, las provisiones de fondos y suplidos se numerarán correlativamente anotándose en este libro registro el número que corresponda en cada caso.

Empresarios y profesionales en estimación objetiva

Cuando los empresarios o profesionales determinen el rendimiento neto por estimación objetiva, cumpliéndose los requisitos para ello, se determina que deberán llevar los siguientes registros:

• Libro registro de bienes de inversión (únicamente los contribuyentes que deduzcan amortizaciones).
• Libro registro de ventas e ingresos (únicamente los titulares de actividades cuyo rendimiento neto se determinen función del volumen de operaciones, es decir, titulares de actividades agrícolas, ganaderas, forestales accesorias y de transformación de productos naturales).

En este caso, además de llevar los libros citados, el autónomo deberá conservar:

• Las facturas emitidas numeradas por fechas y agrupadas por trimestres.
• Las facturas y justificantes de otro tipo recibidos.
• Los justificantes de los signos, índices o módulos aplicados.

El artículo 7 de la Orden HAC/773/2019, de 28 de junio, establece que además del contenido establecido en el artículo 2 de la misma, han de incluirse las subvenciones corrientes y de capital incluyendo los criterios de imputación y las indemnizaciones y si existiesen operaciones acogidas al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca en el IVA, se consignará separadamente el importe reintegrado de la compensación.

Además, los empresarios o profesionales, sujetos pasivos del IVA, deben registrar sus operaciones relativas a dicho impuesto dentro de los plazos establecidos para la liquidación y pago del mismo. La contabilidad deberá permitir determinar con precisión el importe total del IVA repercutido a sus clientes y el importe total del impuesto soportado en la adquisición de bienes y servicios a sus proveedores.

Con carácter general, los libros registros del IVA que debe llevar el autónomo son los siguientes:

• Libro registro de facturas expedidas.
• Libro registro de facturas recibidas.
• Libro registro de bienes de inversión.
• Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

Las entidades en atribución de rentas que lleven a cabo actividades económicas deberán llevar unos únicos libros obligatorios correspondientes a la actividad realizada, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar en relación con sus socios, herederos, comuneros o partícipes. Dicha llevanza se ajustará a lo establecido en los artículos 1 a 7 de la Orden HAC/773/2019, de 28 de junio, teniendo en cuenta el régimen de determinación del rendimiento neto de la actividad por el que haya optado la entidad o que le resulte aplicable.

La Orden HAC/773/2019, de 28 de junio, regula la llevanza de los libros registros en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Su artículo 9 establece los requisitos formales indicando que:

«1. Todos los libros registros mencionados en esta orden deberán ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras y se totalizarán, en todo caso, por trimestres y años naturales.

2. Las anotaciones registrales deberán hacerse expresando los valores en euros. Cuando la factura u otro documento justificativo se hubiese expedido en una unidad de cuenta o divisa distinta del euro, tendrá que efectuarse la correspondiente conversión para su reflejo en los libros registros.

3. Cuando los libros sean llevados por medios electrónicos o informáticos se deberán conservar los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos. Se deberá facilitar la conversión de dichos datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no fuera posible por estar encriptados o codificados.

En el caso de que los libros no se lleven en formato electrónico será válida la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas, que después habrán de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar los libros mencionados en el apartado anterior.

4. Los contribuyentes y entidades que realicen varias actividades, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 38 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, deberán llevar libros independientes para cada una de ellas. En el caso de que los libros registros no se lleven en formato electrónico se deberá hacer constar en el primer folio la actividad a que se refieren».

Las facturas han de anotarse en el libro registro de operaciones por el orden en que se reciben y dentro del periodo impositivo en que haya de efectuarse la deducción. Las operaciones han de hallarse asentadas en dichos libros antes de que finalice el plazo para realizar la declaración e ingreso de los pagos fraccionados a que se refieren los artículos 109 a 112 del RIRPF y cuando no se expida factura, en el plazo de siete días a partir del momento de la realización de las operaciones o de la expedición de los documentos, siempre que este plazo sea menor que el señalado anteriormente.

Si se incurre en error u omisión al efectuar las anotaciones registrales, deben ser rectificadas inmediatamente que se advierta, mediante una anotación o grupo de anotaciones que permita la determinación, para cada período trimestral de liquidación del pago fraccionado correspondiente, de la totalidad de los ingresos y gastos del periodo, una vez ha sido practicada dicha rectificación.

Los contribuyentes del IRPF tienen la obligación de conservar, durante el plazo máximo de prescripción, todos los justificantes, facturas y demás documentos que acrediten las operaciones, gastos e ingresos de cualquier tipo que hayan sido reflejados en los libros registro y han de exhibirlos ante los órganos competentes de la Administración tributaria, cuando sean requeridos al efecto.

Los libros se pueden llevar por medios electrónicos o informáticos conservando los ficheros y programas que sirvan de soporte. Los libros registros de IRPF pueden ser compatibles con los de IVA, añadiendo para ello los datos necesarios. Podrán ser utilizados a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, siempre que se ajusten a los requisitos que se establecen en el RIRPF.  Tal y como señala la AEAT, llevarlos conjuntamente no supone tener que cumplir requisitos adicionales a los que se exigen si los llevas por separado.

En todo caso, durante el plazo de prescripción de los diferentes impuestos, los empresarios deberán conservar los justificantes, facturas y demás documentos que acrediten las operaciones, rentas, gastos, ingresos reducciones y deducciones reflejados en tus declaraciones.